Smart Variables

Utilisez Smart Variables lorsqu’une partie du contenu généré ne doit pas provenir directement d’une colonne de feuille de calcul.

Les Smart Variables sont enregistrées avec votre workflow Mail Merge. Elles sont disponibles dans la section Smart Variables de Mail Merge & Variables. Le panneau est actuellement affiché dans Google Docs™ et Google Slides™. Dans Google Sheets™, le workflow Mail Merge est disponible, mais le panneau Smart Variables reste masqué pour le moment.

Cas d’usage fréquents

• Insérer la même adresse d’entreprise ou le même texte juridique dans chaque fichier généré.
• Ajouter la date du jour ou une date d’échéance calculée.
• Demander un choix unique dans une liste ou une réponse oui ou non avant le lancement.
• Réutiliser le titre ou l’URL du fichier actif dans le document final.
• Générer un paragraphe de synthèse par IA à partir de colonnes sélectionnées.

Types de variables disponibles

• Texte fixe : une valeur enregistrée réutilisée dans chaque sortie.
• Image fixe : une image Drive réutilisée dans chaque sortie.
• Date du jour : la date actuelle avec le format choisi.
• Date calculée : une date décalée à partir d’aujourd’hui.
• Titre du fichier actuel : le titre du Docs ou Slides actif.
• URL du fichier actuel : le lien du Docs ou Slides actif.
• Choix de liste : une option choisie pour l’exécution actuelle.
• Clause oui ou non : un de deux blocs de texte enregistrés avant l’exécution.
• Paragraphe de rapport par IA : un texte généré par IA à partir de colonnes sélectionnées et de votre prompt.

Ajouter une Smart Variable

1. Ouvrez Mail Merge & Variables dans Docs ou Slides.
2. Développez la section Smart Variables.
3. Ajoutez une nouvelle variable et choisissez son type.
4. Saisissez le nom de la variable puis remplissez les champs spécifiques au type.
5. Enregistrez la variable.
6. Copiez la balise générée, par exemple {$CompanyAddress} ou {$IssueDate}.
7. Collez cette balise dans votre modèle Docs ou Slides.
8. Générez un aperçu pour vérifier que la valeur résolue s’affiche correctement.

Actions Copy et Apply

• Copy copie la balise brute, par exemple {$CompanyAddress}.
• Apply résout immédiatement la variable dans le fichier actif afin de tester rapidement le résultat.
• Docs : prend en charge les variables de texte et l’insertion d’images.
• Slides : prend en charge les variables de texte.
• Sheets : n’affiche pas encore les actions Apply pour les Smart Variables.

Note

L’insertion directe d’une balise Smart Variable à la position du curseur est actuellement réservée à Docs. L’insertion d’images pour les Smart Variables est également limitée à Docs.

Notes pour les paragraphes de rapport IA

• Sélectionnez d’abord la feuille source du Mail Merge.
• Choisissez la feuille et les colonnes que l’IA doit utiliser.
• Rédigez un prompt court pour le paragraphe souhaité.
• Générez un aperçu avant le lancement complet afin de vérifier le ton, la longueur et la structure.

Liens associés

Mail Merge Revenir au workflow principal de Mail Merge pour choisir la source, analyser les balises et générer les fichiers de sortie.

Mail Merge & Variables Revenir à la page générale de cette fonctionnalité.