Smart Variables

Use Smart Variables cuando una parte del contenido generado no deba venir directamente de una columna de la hoja.

Smart Variables se guardan junto con su flujo de Mail Merge. Están disponibles en la sección Smart Variables dentro de Mail Merge & Variables. El panel se muestra actualmente en Google Docs™ y Google Slides™. En Google Sheets™, el flujo de Mail Merge está disponible, pero el panel de Smart Variables permanece oculto por ahora.

Usos comunes

• Insertar la misma dirección de empresa o texto legal en cada archivo generado.
• Añadir la fecha actual o una fecha de vencimiento calculada.
• Pedir una selección única de lista o una opción de sí o no antes de comenzar.
• Reutilizar el título o la URL del archivo actual dentro de la salida.
• Generar un párrafo de resumen con IA a partir de columnas seleccionadas de la hoja.

Tipos de variables disponibles

• Texto fijo: un valor guardado que se reutiliza en cada salida.
• Imagen fija: una imagen de Drive reutilizada en cada salida.
• Fecha actual: la fecha de hoy con el formato elegido.
• Fecha calculada: una fecha desplazada a partir de hoy.
• Título del archivo actual: el título del Doc o Slides activo.
• URL del archivo actual: el enlace del Doc o Slides activo.
• Selección de lista: una opción elegida para la ejecución actual.
• Cláusula sí o no: uno de dos bloques de texto guardados antes de la ejecución.
• Párrafo de informe con IA: texto generado por IA a partir de columnas seleccionadas y su prompt.

Añadir una Smart Variable

1. Abra Mail Merge & Variables en Docs o Slides.
2. Expanda la sección Smart Variables.
3. Añada una nueva variable y elija el tipo de variable.
4. Introduzca el nombre de la variable y complete los campos específicos del tipo.
5. Guarde la variable.
6. Copie la etiqueta generada, por ejemplo {$CompanyAddress} o {$IssueDate}.
7. Pegue esa etiqueta en la plantilla de Docs o Slides.
8. Genere una vista previa para comprobar que el valor resuelto se vea bien.

Acciones Copy y Apply

• Copy copia la etiqueta literal, por ejemplo {$CompanyAddress}.
• Apply resuelve la variable inmediatamente en el archivo activo para que pueda probar la salida rápidamente.
• Docs: admite variables de texto e inserción de imágenes.
• Slides: admite variables de texto.
• Sheets: actualmente no muestra acciones Apply para Smart Variables.

Nota

La inserción directa de una etiqueta de Smart Variable en la posición del cursor está disponible solo en Docs. La inserción de imágenes para Smart Variables también está disponible solo en Docs.

Notas para párrafos de informe con IA

• Seleccione primero la hoja fuente de Mail Merge.
• Elija la hoja y las columnas que la IA debe usar.
• Escriba un prompt corto para el párrafo que quiere generar.
• Genere una vista previa antes de la ejecución completa para revisar el tono, la longitud y la estructura.

Enlaces relacionados

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