Mail Merge

Use Mail Merge cuando quiera generar un archivo de Google Docs™ o Google Slides™ por cada fila de una hoja de cálculo.

Puede abrir la función en Google Docs™, Google Slides™ o Google Sheets™. El complemento le ayuda a elegir la hoja fuente, relacionar las etiquetas de la plantilla con las columnas de origen, generar una vista previa de un solo archivo y luego ejecutar el proceso completo con la configuración guardada del flujo.

Antes de comenzar

• Coloque los encabezados de origen en la primera fila de la hoja.
• Use un registro por fila debajo de esos encabezados.
• Añada marcadores como {ClientName} o <<Amount>> en la plantilla.
• Use Advanced Options cuando necesite una hoja específica, un rango A1, una carpeta de salida o un patrón de nombre de archivo.
• Use [RowNumber] en el patrón de nombre de salida cuando necesite nombres únicos garantizados.

Inicio rápido

1. Abra Mail Merge & Variables desde Document Tools.
2. Confirme el contexto detectado:
   • en Docs, el documento actual es la plantilla predeterminada
   • en Slides, la presentación actual es la plantilla predeterminada
   • en Sheets, la hoja actual es la fuente de datos predeterminada
3. Elija el archivo que falte:
   • Choose source si todavía necesita seleccionar la hoja
   • Choose target o Choose template si todavía necesita una plantilla de Docs o Slides
4. Haga clic en Analyze Tags.
5. Revise las etiquetas detectadas y corrija cualquier asignación incorrecta.
6. Si lo necesita, cree etiquetas calculadas para valores como subtotales, impuestos o saldo restante.
7. Haga clic en Create single document para generar una sola vista previa.
8. Abra la vista previa y revise los reemplazos, el formato y el nombre del archivo.
9. Haga clic en Create all documents solo cuando la vista previa se vea correcta.

Mejor ejemplo para empezar

Si va a aprender la función por primera vez, empiece en Google Docs™ y use Load Sales Quotation Example.

Ese ejemplo:

• copia una plantilla preparada de cotización en Google Docs™
• copia una hoja de cálculo preparada en Google Sheets™
• carga ambos archivos directamente en la sesión actual de Mail Merge

Úselo para revisar las etiquetas, ejecutar Analyze Tags, generar una sola vista previa y luego comparar el archivo generado con los datos de la fila de origen.

Consejo

Empiece con una hoja fuente muy pequeña, idealmente de dos o tres filas. Así es mucho más fácil detectar problemas de asignación o formato antes de generar un lote grande.

Consejos para el flujo de trabajo

• Ejecute siempre Create single document antes de Create all documents.
• Mantenga estables los nombres de los encabezados después de guardar un flujo.
• Revise las coincidencias no asignadas o de baja confianza después de Analyze Tags.
• Use etiquetas calculadas cuando necesite valores derivados sin modificar la hoja fuente.
• Vuelva a abrir la función más adelante para restaurar el último estado de ejecución, continuar un proceso o limpiar documentos creados.

Smart Variables

Smart Variables son marcadores opcionales como {$IssueDate} o {$SignatureBlock}. Úselos cuando el valor no venga directamente de una columna de origen o cuando necesite una entrada reutilizable para cada ejecución.

Para ver el flujo completo de Smart Variables, use la guía específica a continuación.

Smart Variables Vea los tipos disponibles de variables, los pasos de configuración, el comportamiento de Apply y las limitaciones actuales por aplicación.

Enlaces relacionados

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Combinar documentos Use otro flujo cuando su objetivo sea combinar archivos existentes de Google Docs™ en un archivo nuevo.