Mail Merge

Verwenden Sie Mail Merge, wenn Sie pro Tabellenzeile eine Google Docs™- oder Google Slides™-Datei erzeugen möchten.

Sie können die Funktion in Google Docs™, Google Slides™ oder Google Sheets™ öffnen. Das Add-on hilft Ihnen dabei, die Quelldatei auszuwählen, Template-Tags den Quellspalten zuzuordnen, eine einzelne Ausgabedatei vorzuschauen und den vollständigen Lauf mit gespeicherten Workflow-Einstellungen zu starten.

Bevor Sie beginnen

• Setzen Sie die Quell-Header in die erste Zeile der Tabelle.
• Verwenden Sie darunter genau einen Datensatz pro Zeile.
• Fügen Sie Platzhalter wie {ClientName} oder <<Amount>> in die Vorlage ein.
• Verwenden Sie Advanced Options, wenn Sie ein bestimmtes Quellblatt, einen A1-Bereich, einen Ausgabeordner oder ein Ausgabemuster benötigen.
• Verwenden Sie [RowNumber] im Ausgabemuster, wenn Sie garantiert eindeutige Dateinamen brauchen.

Schnellstart

1. Öffnen Sie Mail Merge & Variables unter Document Tools.
2. Prüfen Sie den erkannten Kontext:
   • in Docs ist das aktuelle Dokument die Standardvorlage
   • in Slides ist die aktuelle Präsentation die Standardvorlage
   • in Sheets ist die aktuelle Tabelle die Standarddatenquelle
3. Wählen Sie die noch fehlende Datei:
   • Choose source, wenn Sie die Tabelle noch auswählen müssen
   • Choose target oder Choose template, wenn Sie noch eine Docs- oder Slides-Vorlage brauchen
4. Klicken Sie auf Analyze Tags.
5. Prüfen Sie die erkannten Tags und korrigieren Sie falsche Spaltenzuordnungen.
6. Erstellen Sie bei Bedarf berechnete Tags für Werte wie Zwischensummen, Steuern oder Restbeträge.
7. Klicken Sie auf Create single document, um eine einzelne Vorschau zu erzeugen.
8. Öffnen Sie die Vorschau und prüfen Sie Ersetzungen, Formatierung und Dateinamen.
9. Klicken Sie erst dann auf Create all documents, wenn die Vorschau korrekt aussieht.

Bestes Einstiegsbeispiel

Wenn Sie die Funktion zum ersten Mal lernen, beginnen Sie in Google Docs™ mit Load Sales Quotation Example.

Dieses Beispiel:

• kopiert eine vorbereitete Google Docs™-Angebotsvorlage
• kopiert eine vorbereitete Google Sheets™-Quelldatei
• lädt beide Dateien direkt in die aktuelle Mail-Merge-Sitzung

So können Sie die Tags prüfen, Analyze Tags ausführen, eine einzelne Vorschau erzeugen und anschließend die generierte Datei mit den Quelldaten vergleichen.

Tipp

Beginnen Sie mit einer sehr kleinen Quelldatei, idealerweise mit zwei oder drei Zeilen. So erkennen Sie Zuordnungs- oder Formatierungsprobleme deutlich leichter, bevor Sie einen großen Stapellauf starten.

Tipps für den Workflow

• Führen Sie immer zuerst Create single document vor Create all documents aus.
• Halten Sie die Namen der Quell-Header stabil, nachdem Sie einen Workflow gespeichert haben.
• Prüfen Sie nach Analyze Tags alle nicht zugeordneten oder unsicheren Vorschläge.
• Verwenden Sie berechnete Tags, wenn Sie abgeleitete Werte brauchen, ohne die Quelldatei zu ändern.
• Öffnen Sie die Funktion später erneut, um den letzten Lauf wiederherzustellen, einen Lauf fortzusetzen oder erzeugte Dokumente zu bereinigen.

Smart Variables

Smart Variables sind optionale Platzhalter wie {$IssueDate} oder {$SignatureBlock}. Verwenden Sie sie, wenn der Wert nicht direkt aus einer Quellspalte kommt oder wenn Sie eine wiederverwendbare Eingabe pro Lauf benötigen.

Den vollständigen Ablauf für Smart Variables finden Sie im separaten Leitfaden unten.

Smart Variables Sehen Sie verfügbare Variablentypen, Einrichtungsschritte, Apply-Verhalten und aktuelle Host-Einschränkungen.

Verwandte Links

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