Mail Merge
Використовуйте Mail Merge, коли хочете створювати один файл Google Docs™ або Google Slides™ для кожного рядка таблиці.
Ви можете відкрити цю функцію в Google Docs™, Google Slides™ або Google Sheets™. Доповнення допомагає вибрати вихідну таблицю, зіставити теги шаблону з колонками джерела, створити попередній перегляд одного файлу, а потім запустити повний процес зі збереженими налаштуваннями workflow.
Перед початком
Section titled “Перед початком”- Розмістіть заголовки джерела в першому рядку таблиці.
- Використовуйте один запис на кожен рядок під цими заголовками.
- Додайте до шаблону заповнювачі, наприклад
{ClientName}або<<Amount>>. - Використовуйте Advanced Options, якщо потрібен певний аркуш, діапазон A1, папка для виводу або шаблон назви файлу.
- Використовуйте
[RowNumber]у шаблоні назви файлу, якщо потрібні гарантовано унікальні назви.
Швидкий старт
Section titled “Швидкий старт”- Відкрийте
Mail Merge & Variablesз Document Tools. - Підтвердьте виявлений контекст:
- у Docs поточний документ є шаблоном за замовчуванням
- у Slides поточна презентація є шаблоном за замовчуванням
- у Sheets поточна таблиця є джерелом даних за замовчуванням
- Виберіть файл, якого бракує:
- Choose source, якщо ще потрібно вибрати таблицю
- Choose target або Choose template, якщо ще потрібен шаблон Docs або Slides
- Натисніть Analyze Tags.
- Перевірте знайдені теги та виправте неправильні зіставлення колонок.
- За потреби створіть обчислювані теги для значень на кшталт підсумку, податку або залишку.
- Натисніть Create single document, щоб створити попередній результат.
- Відкрийте попередній результат і перевірте підстановки, форматування та назву файлу.
- Натискайте Create all documents лише після того, як попередній результат виглядає правильно.
Найкращий приклад для початку
Section titled “Найкращий приклад для початку”Якщо ви вивчаєте цю функцію вперше, почніть у Google Docs™ і використайте Load Sales Quotation Example.
Цей приклад:
- копіює підготовлений шаблон комерційної пропозиції Google Docs™
- копіює підготовлену вихідну таблицю Google Sheets™
- завантажує обидва файли безпосередньо в поточну сесію Mail Merge
Використайте його, щоб переглянути теги, запустити Analyze Tags, створити один попередній результат і порівняти згенерований файл з даними вихідного рядка.
Поради для workflow
Section titled “Поради для workflow”- Завжди запускайте Create single document перед Create all documents.
- Після збереження workflow не змінюйте назви заголовків джерела.
- Після Analyze Tags перевіряйте всі незіставлені або сумнівні підказки.
- Використовуйте обчислювані теги, коли потрібні похідні значення без зміни вихідної таблиці.
- Відкрийте функцію знову пізніше, щоб відновити останній стан запуску, продовжити процес або очистити створені документи.
Smart Variables
Section titled “Smart Variables”Smart Variables це додаткові заповнювачі, наприклад {$IssueDate} або {$SignatureBlock}. Використовуйте їх, коли значення не надходить безпосередньо з колонки джерела або коли вам потрібне багаторазове введення перед кожним запуском.
Повний workflow для Smart Variables дивіться в окремому посібнику нижче.