Пакетно створюйте PDF-комерційні пропозиції в Google Docs™
Потрібно створити багато комерційних пропозицій для клієнтів без постійного копіювання одного й того самого файла Google Docs™? Використовуйте Mail Merge & Variables, щоб перетворити рядки таблиці на готові документи пропозицій, а потім конвертувати весь пакет у PDF.
Найпростіше почати з вбудованої кнопки Load Sales Quotation Example у Google Docs™. Вона надає готовий шаблон комерційної пропозиції та вихідну таблицю, щоб ви могли перевірити весь процес перед використанням власних файлів.
Що вам потрібно
Section titled “Що вам потрібно”- Файл Google Docs™
- Доповнення Text To Table Converter
- Кілька хвилин, щоб перевірити приклад
Як створити пакет пропозицій
Section titled “Як створити пакет пропозицій”- Відкрийте будь-який файл Google Docs™.
- Відкрийте
Extensions>Text To Table Converter>Document Tools>Mail Merge & Variables.... - У блоці налаштування натисніть
Load Sales Quotation Example. - Зачекайте, поки доповнення завантажить скопійований шаблон пропозиції та скопійовану таблицю.
- Натисніть
Analyze Tags. - Перевірте, як заповнювачі пропозиції зіставляються зі стовпцями таблиці.
- Натисніть
Create single document, щоб спочатку переглянути одну пропозицію. - Відкрийте попередній перегляд і перевірте дані клієнта, позиції пропозиції, підсумки та форматування.
- Якщо попередній перегляд виглядає правильно, натисніть
Create all documents.
Конвертуйте весь пакет у PDF
Section titled “Конвертуйте весь пакет у PDF”Після завершення Create all documents область результатів перемикається з режиму попереднього перегляду в режим пакетних результатів.
- Зачекайте, поки пакет пропозицій буде створено.
- У завершеній області результатів натисніть
Convert all to PDF. - Дозвольте доповненню конвертувати створені документи пропозицій у PDF.
- Відкрийте збережені PDF у Google Drive після завершення конвертації.
Ця кнопка конвертує всі створені документи у PDF і зберігає їх у Google Drive. Це найшвидший спосіб отримати готові до надсилання PDF-пропозиції.
Що можна робити після завершення пакета
Section titled “Що можна робити після завершення пакета”- Використовувати стрілки вліво та вправо, щоб переглядати створені документи пропозицій
- Відкрити одну створену пропозицію, щоб ще раз її перевірити
- Видалити створений документ, якщо потрібно запустити пакет повторно
- Використовувати
Convert to PDFдля одного документа абоConvert all to PDFдля всього набору
Як найкраще замінити приклад власним шаблоном
Section titled “Як найкраще замінити приклад власним шаблоном”Спочатку залиште шаблон прикладу й замініть лише таблицю. Так буде легше побачити, чи правильно зіставляються заголовки ваших стовпців.
Коли вихідна таблиця працює правильно, замініть шаблон власним макетом комерційної пропозиції. Завжди тестуйте через Create single document, перш ніж знову запускати весь пакет.
Отримайте доповнення
Section titled “Отримайте доповнення”Створюйте документи пропозицій і конвертуйте готовий пакет у PDF без ручного відтворення кожного файла.
Використовуйте Mail Merge для комерційних пропозицій у Google Docs™
Установіть Text To Table Converter, щоб створювати документи пропозицій із даних таблиці та конвертувати результат у PDF.