Пакетно створюйте PDF-рахунки в Google Docs™

Потрібно створити багато рахунків без постійного редагування одного й того самого файла Google Docs™? Використовуйте Mail Merge & Variables, щоб генерувати документи рахунків із рядків таблиці, а потім конвертувати готовий пакет у PDF.

Найшвидше ознайомитися з цим процесом можна через Load Sales Invoice Example у Google Docs™. Він завантажує готовий шаблон рахунку та вихідну таблицю в поточну сесію mail merge.

Що вам потрібно

• Файл Google Docs™
• Доповнення Text To Table Converter
• Кілька хвилин, щоб перевірити приклад

Заувага

Load Sales Invoice Example доступний у Google Docs™. Він завантажує скопійований шаблон рахунку та скопійоване джерело Google Sheets™ у поточну сесію mail merge.

Як створити пакет рахунків

1. Відкрийте будь-який файл Google Docs™.
2. Відкрийте Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. У блоці налаштування натисніть Load Sales Invoice Example.
4. Зачекайте, поки доповнення завантажить скопійований шаблон рахунку та скопійовану таблицю.
5. Натисніть Analyze Tags.
6. Перевірте, як заповнювачі рахунку зіставляються зі стовпцями таблиці.
7. Натисніть Create single document, щоб спочатку переглянути один рахунок.
8. Відкрийте попередній перегляд і перевірте дані клієнта, номер рахунку, позиції, підсумки та форматування.
9. Якщо попередній перегляд виглядає правильно, натисніть Create all documents.

Порада

Той самий інструмент також можна відкрити на бічній панелі в Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Заповнювач для скриншота

Налаштування Mail Merge з видимою кнопкою Load Sales Invoice Example і дією Analyze Tags.

Конвертуйте весь пакет рахунків у PDF

Після завершення Create all documents область результатів перемикається з режиму попереднього перегляду в режим пакетних результатів.

1. Зачекайте, поки пакет рахунків буде створено.
2. У завершеній області результатів натисніть Convert all to PDF.
3. Дозвольте доповненню конвертувати створені документи рахунків у PDF.
4. Відкрийте збережені PDF у Google Drive після завершення конвертації.

Ця кнопка конвертує всі створені документи у PDF і зберігає їх у Google Drive. Це зручно, коли вам потрібні PDF-рахунки для електронної пошти або архіву.

Заповнювач для скриншота

Завершені результати пакета mail merge з видимою кнопкою Convert all to PDF.

Що можна робити після завершення пакета

• Використовувати стрілки вліво та вправо, щоб переглядати створені документи рахунків
• Відкрити один створений рахунок, щоб ще раз його перевірити
• Видалити створений документ, якщо потрібно запустити пакет повторно
• Використовувати Convert to PDF для одного документа або Convert all to PDF для всього набору

Як найкраще замінити приклад власним шаблоном

Спочатку залиште шаблон прикладу й замініть лише таблицю. Так буде легше перевірити, чи правильно зіставляються заголовки ваших стовпців.

Коли вихідна таблиця працює правильно, замініть шаблон власним макетом рахунку. Завжди тестуйте через Create single document, перш ніж знову запускати весь пакет.

Порада

Зберігайте заголовки вихідної таблиці незмінними після того, як зіставлення почнуть працювати. Пізніші зміни назв можуть зламати виявлені збіги.

---

Отримайте доповнення

Створюйте документи рахунків і конвертуйте готовий пакет у PDF без ручного створення кожного рахунку.

Використовуйте Mail Merge для рахунків у Google Docs™

Установіть Text To Table Converter, щоб створювати документи рахунків із даних таблиці та конвертувати результат у PDF.

Відкрити в Google Workspace Marketplace

Пов’язані посібники

Mail Merge Дізнайтеся про повний процес Mail Merge, включно з джерелом, зіставленнями, Smart Variables і збереженими workflows.

Save as PDF Перегляньте інші способи експорту файлів Google Docs™ у PDF за допомогою доповнення.