Générer des certificats de formation PDF en lot dans Google Docs™

Vous devez remettre de nombreux certificats après un atelier ou une session de formation ? Utilisez Mail Merge & Variables pour générer des documents de certificat à partir des données d’une feuille de calcul, puis convertissez le lot terminé en PDF.

Le point de départ le plus simple est Load Training Certificate Example dans Google Docs™. Il charge un modèle de certificat d’exemple et une feuille source dans la session de mail merge en cours.

Ce qu’il vous faut

• Un fichier Google Docs™
• Le module complémentaire Text To Table Converter
• Quelques minutes pour tester l’exemple

Note

Load Training Certificate Example est disponible dans Google Docs™. Il charge un modèle de certificat copié et une source Google Sheets™ copiée dans la session de mail merge en cours.

Comment créer un lot de certificats

1. Ouvrez n’importe quel fichier Google Docs™.
2. Ouvrez Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. Dans la zone de configuration, cliquez sur Load Training Certificate Example.
4. Attendez pendant que le module complémentaire charge le modèle de certificat copié et la feuille copiée.
5. Cliquez sur Analyze Tags.
6. Vérifiez comment les champs du certificat correspondent aux colonnes de la feuille.
7. Cliquez sur Create single document pour prévisualiser d’abord un certificat.
8. Ouvrez l’aperçu et contrôlez le nom du participant, le nom de la formation, les détails d’achèvement et la mise en forme.
9. Si l’aperçu est correct, cliquez sur Create all documents.

Astuce

Vous pouvez aussi ouvrir le même outil depuis la barre latérale sous Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Emplacement de capture d’écran

Configuration de Mail Merge avec le bouton Load Training Certificate Example et l’action Analyze Tags visibles.

Convertir tout le lot de certificats en PDF

Une fois Create all documents terminé, la zone de résultats passe du mode aperçu au mode résultats de lot.

1. Attendez la fin de génération du lot de certificats.
2. Dans la zone de résultats terminée, cliquez sur Convert all to PDF.
3. Laissez le module complémentaire convertir les documents de certificat générés.
4. Ouvrez les PDF enregistrés dans Google Drive une fois la conversion terminée.

Ce bouton convertit tous les documents générés en PDF et les enregistre dans Google Drive. C’est utile lorsque vous avez besoin de certificats prêts à partager, archiver ou imprimer.

Emplacement de capture d’écran

Résultats du lot de mail merge terminé avec le bouton Convert all to PDF visible.

Ce que vous pouvez faire après le lot

• Utiliser les flèches gauche et droite pour parcourir les certificats générés
• Ouvrir un certificat généré pour le vérifier à nouveau
• Supprimer un document généré si vous devez relancer le lot
• Utiliser Convert to PDF pour un document ou Convert all to PDF pour l’ensemble

La meilleure façon de remplacer l’exemple par votre propre modèle

Commencez par conserver le modèle d’exemple et ne remplacez que la feuille de calcul. Il sera ainsi plus facile de vérifier que les noms, les dates et les champs du cours sont correctement associés.

Quand votre feuille source fonctionne, remplacez ensuite le modèle par votre propre mise en page de certificat. Testez toujours avec Create single document avant de relancer tout le lot.

Astuce

Gardez les en-têtes de votre source stables une fois que les correspondances fonctionnent. Renommer les colonnes plus tard peut casser les associations détectées.

---

Obtenir le module complémentaire

Créez des documents de certificat et convertissez le lot terminé en PDF sans modifier chaque certificat un par un.

Utiliser Mail Merge pour les certificats dans Google Docs™

Installez Text To Table Converter pour générer des documents de certificat à partir de données de feuille de calcul et convertir le résultat en PDF.

Ouvrir sur Google Workspace Marketplace

Guides associés

Mail Merge Découvrez le flux complet de Mail Merge, y compris la source, les correspondances, les Smart Variables et les workflows enregistrés.

Save as PDF Découvrez d’autres façons d’exporter des fichiers Google Docs™ en PDF avec le module complémentaire.