Générer des devis PDF en lot dans Google Docs™

Vous devez créer de nombreux devis clients sans recopier le même fichier Google Docs™ encore et encore ? Utilisez Mail Merge & Variables pour transformer les lignes d’une feuille de calcul en documents de devis finalisés, puis convertissez tout le lot en PDF.

Le plus simple pour commencer est d’utiliser le bouton intégré Load Sales Quotation Example dans Google Docs™. Il fournit un modèle de devis prêt à l’emploi et une feuille source, afin de tester tout le processus avant d’utiliser vos propres fichiers.

Ce qu’il vous faut

• Un fichier Google Docs™
• Le module complémentaire Text To Table Converter
• Quelques minutes pour tester l’exemple

Note

Load Sales Quotation Example est disponible dans Google Docs™. Il charge un modèle de devis copié et une source Google Sheets™ copiée dans la session de mail merge en cours.

Comment créer un lot de devis

1. Ouvrez n’importe quel fichier Google Docs™.
2. Ouvrez Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. Dans la zone de configuration, cliquez sur Load Sales Quotation Example.
4. Attendez pendant que le module complémentaire charge le modèle de devis copié et la feuille copiée.
5. Cliquez sur Analyze Tags.
6. Vérifiez comment les champs du devis correspondent aux colonnes de la feuille.
7. Cliquez sur Create single document pour prévisualiser d’abord un devis.
8. Ouvrez l’aperçu et contrôlez les données client, les lignes du devis, les totaux et la mise en forme.
9. Si l’aperçu est correct, cliquez sur Create all documents.

Astuce

Vous pouvez aussi ouvrir le même outil depuis la barre latérale sous Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Emplacement de capture d’écran

Configuration de Mail Merge avec le bouton Load Sales Quotation Example et l’action Analyze Tags visibles.

Convertir tout le lot en PDF

Une fois Create all documents terminé, la zone de résultats passe du mode aperçu au mode résultats de lot.

1. Attendez la fin de génération du lot de devis.
2. Dans la zone de résultats terminée, cliquez sur Convert all to PDF.
3. Laissez le module complémentaire convertir les documents de devis générés.
4. Ouvrez les PDF enregistrés dans Google Drive une fois la conversion terminée.

Ce bouton convertit tous les documents générés en PDF et les enregistre dans Google Drive. C’est le moyen le plus rapide d’obtenir des devis PDF prêts à être partagés.

Emplacement de capture d’écran

Résultats du lot de mail merge terminé avec le bouton Convert all to PDF visible.

Ce que vous pouvez faire après le lot

• Utiliser les flèches gauche et droite pour parcourir les devis générés
• Ouvrir un devis généré pour le vérifier à nouveau
• Supprimer un document généré si vous devez relancer le lot
• Utiliser Convert to PDF pour un document ou Convert all to PDF pour l’ensemble

La meilleure façon de remplacer l’exemple par votre propre modèle

Commencez par conserver le modèle d’exemple et ne remplacez que la feuille de calcul. Il sera ainsi plus facile de voir si vos en-têtes de colonnes sont correctement associés.

Quand votre feuille source fonctionne, remplacez ensuite le modèle par votre propre mise en page de devis. Testez toujours avec Create single document avant de relancer tout le lot.

Astuce

Gardez les en-têtes de votre source stables une fois que les correspondances fonctionnent. Renommer les colonnes plus tard peut casser les associations détectées.

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Obtenir le module complémentaire

Créez des documents de devis et convertissez le lot terminé en PDF sans reconstruire chaque fichier à la main.

Utiliser Mail Merge pour les devis dans Google Docs™

Installez Text To Table Converter pour générer des documents de devis à partir de données de feuille de calcul et convertir le résultat en PDF.

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