PDF-Zeugnisse in Google Docs™ stapelweise erstellen

Musst du viele Schülerzeugnisse erstellen, ohne für jeden Schüler dasselbe Dokument zu kopieren? Mit Mail Merge & Variables erzeugst du Zeugnisdokumente aus Tabellenzeilen und wandelst den gesamten Stapel anschließend in PDF um.

Der einfachste Weg zum Testen ist Load Report Card Example in Google Docs™. Damit lädst du eine Beispiel-Zeugnisvorlage und ein Quelldatenblatt in die aktuelle Mail-Merge-Sitzung.

Was du brauchst

Eine Google Docs™-Datei
Das Add-on Text To Table Converter
Ein paar Minuten, um den Beispielablauf zu testen

So erstellst du einen Zeugnisstapel

Öffne eine beliebige Google Docs™-Datei.
Öffne Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
Klicke im Einrichtungsbereich auf Load Report Card Example.
Warte, bis das Add-on die kopierte Zeugnisvorlage und die kopierte Tabelle geladen hat.
Klicke auf Analyze Tags.
Prüfe, wie die Platzhalter im Zeugnis den Spalten der Tabelle zugeordnet sind.
Klicke auf Create single document, um zuerst ein Zeugnis als Vorschau zu erzeugen.
Öffne die Vorschau und prüfe Schülerdaten, Fächer, Noten, Kommentare und Formatierung.
Wenn die Vorschau korrekt aussieht, klicke auf Create all documents.

Den gesamten Zeugnisstapel in PDF umwandeln

Nachdem Create all documents abgeschlossen ist, wechselt der Ergebnisbereich von der Vorschau zur Stapelansicht.

Warte, bis der Zeugnisstapel vollständig erzeugt wurde.
Klicke im abgeschlossenen Ergebnisbereich auf Convert all to PDF.
Lass das Add-on die erzeugten Zeugnisdokumente in PDF umwandeln.
Öffne die gespeicherten PDFs in Google Drive, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist.

Diese Schaltfläche wandelt alle erzeugten Dokumente in PDF um und speichert sie in Google Drive. Das ist praktisch, wenn du Zeugnisse zum Versenden, Archivieren oder Drucken brauchst.

Was du nach dem Stapellauf tun kannst

Mit den Pfeilen nach links und rechts durch die erzeugten Zeugnisdokumente blättern
Ein erzeugtes Zeugnis noch einmal öffnen und prüfen
Ein erzeugtes Dokument löschen, wenn du den Stapellauf erneut ausführen musst
Convert to PDF für ein einzelnes Dokument oder Convert all to PDF für den gesamten Stapel verwenden

So ersetzt du das Beispiel am besten durch deine eigene Zeugnisvorlage

Lass zunächst die Beispielvorlage unverändert und tausche nur die Tabelle aus. So erkennst du leichter, ob Schülerfelder und Notenspalten korrekt zugeordnet werden.

Wenn dein Quelldatenblatt funktioniert, ersetze danach die Vorlage durch dein eigenes Zeugnislayout. Teste immer zuerst mit Create single document, bevor du den kompletten Stapellauf erneut startest.

Hol dir das Add-on

Erstelle Zeugnisdokumente und konvertiere den fertigen Stapel in PDF, ohne jede Datei manuell neu aufzubauen.

Mail Merge für Zeugnisse in Google Docs™ nutzen

Installiere Text To Table Converter, um Zeugnisdokumente aus Tabellendaten zu erzeugen und das Ergebnis in PDF umzuwandeln.

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