PDF-Angebote in Google Docs™ stapelweise erstellen

Musst du viele Angebote erstellen, ohne dieselbe Google Docs™-Datei immer wieder zu kopieren? Mit Mail Merge & Variables wandelst du Tabellenzeilen in fertige Angebotsdokumente um und konvertierst anschließend den ganzen Stapel in PDF.

Der einfachste Einstieg ist die integrierte Schaltfläche Load Sales Quotation Example in Google Docs™. Damit erhältst du sofort eine fertige Angebotsvorlage und ein Quelldatenblatt, sodass du den kompletten Ablauf testen kannst, bevor du deine eigenen Dateien verwendest.

Was du brauchst

Eine Google Docs™-Datei
Das Add-on Text To Table Converter
Ein paar Minuten, um den Beispielablauf zu testen

So erstellst du einen Angebotsstapel

Öffne eine beliebige Google Docs™-Datei.
Öffne Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
Klicke im Einrichtungsbereich auf Load Sales Quotation Example.
Warte, bis das Add-on die kopierte Angebotsvorlage und die kopierte Tabelle geladen hat.
Klicke auf Analyze Tags.
Prüfe, wie die Platzhalter im Angebot den Spalten der Tabelle zugeordnet sind.
Klicke auf Create single document, um zuerst ein Angebot als Vorschau zu erzeugen.
Öffne die Vorschau und prüfe Kundendaten, Angebotspositionen, Summen und Formatierung.
Wenn die Vorschau korrekt aussieht, klicke auf Create all documents.

Den gesamten Angebotsstapel in PDF umwandeln

Nachdem Create all documents abgeschlossen ist, wechselt der Ergebnisbereich von der Vorschau zur Stapelansicht.

Warte, bis der Angebotsstapel vollständig erzeugt wurde.
Klicke im abgeschlossenen Ergebnisbereich auf Convert all to PDF.
Lass das Add-on die erzeugten Angebotsdokumente in PDF umwandeln.
Öffne die gespeicherten PDFs in Google Drive, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist.

Diese Schaltfläche wandelt alle erzeugten Dokumente in PDF um und speichert sie in Google Drive. So erhältst du schnell freigabefertige PDF-Angebote.

Was du nach dem Stapellauf tun kannst

Mit den Pfeilen nach links und rechts durch die erzeugten Angebotsdokumente blättern
Ein erzeugtes Angebot noch einmal öffnen und prüfen
Ein erzeugtes Dokument löschen, wenn du den Stapellauf erneut ausführen musst
Convert to PDF für ein einzelnes Dokument oder Convert all to PDF für den gesamten Stapel verwenden

So ersetzt du das Beispiel am besten durch deine eigene Angebotsvorlage

Lass zunächst die Beispielvorlage unverändert und tausche nur die Tabelle aus. So erkennst du leichter, ob deine Spaltenüberschriften korrekt zugeordnet werden.

Wenn dein Quelldatenblatt funktioniert, ersetze danach die Vorlage durch dein eigenes Angebotslayout. Teste immer zuerst mit Create single document, bevor du den kompletten Stapellauf erneut startest.

Hol dir das Add-on

Erstelle Angebotsdokumente und konvertiere den fertigen Stapel in PDF, ohne jede Datei manuell neu aufzubauen.

Mail Merge für Angebote in Google Docs™ nutzen

Installiere Text To Table Converter, um Angebotsdokumente aus Tabellendaten zu erzeugen und das Ergebnis in PDF umzuwandeln.

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